国際会議で利用される要旨集を自動作成するシステム開発により業務時間を40分の1に削減。

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  山本

  御社の事業をお聞かせいただけますか？

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  今村

  当社は主に国立大学の理系学部が主催する国際会議の支援を行っております。具体的には、会場や食事の手配は勿論のこと、参加者・要旨の管理等を行っております。
  
  国際会議がメインのため、世界中の大学教授が会議に訪れ、規模感でいうと200～300名の方が3～5日間の学会参加目的で来日されるため、準備も1年以上前から準備します。

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  山本

  今回解決したいシステム開発を通じて解決したい課題はなんでしょうか？

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  今村

  要旨の管理が非常に悩ましい問題でした。
  
  教授・大学院生の参加者たちが事前に要旨と呼ばれる簡易論文を事前提出し、それを主催者の教授陣が採点し、合否をつけて、最終的に演題を決め、冊子にするという業務があります。
  
  その要旨集作成業務というのは、メールベースでやり取りされることが多く、非常に業務として煩雑でした。
  
  こちらを解消するシステムを新規開発することで顧客からより信頼されると判断し、システム開発に着手することにしました。

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  山本

  開発に際して苦労した点はなんでしょうか？

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  今村

  システムを利用するユーザーが3者（参加者・教授・IDOBATA）おり、3者にとって利便性のあるシステム開発をする必要がありました。
  
  各ユーザーごとのタイムラインをひいて頂き、承認プロセス等をクリアにする要件定義の過程が非常に煩雑で、ワークログさんには要件定義だけで3ヵ月以上携わってもらいましたね。
  
  毎回のMTGの前に非常に明瞭な資料を作成してもらいました。

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  山本

  開発後に実際の業務効率化は進みましたか？

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  今村

  進みました。200～300名規模の学会でも参加者が独自にマイページを作成でき、自身の論文の管理ができるようになりましたし、採点をする教授自身も進捗を把握できるようになりました。
  
  運営サイドで今までかかっていた業務時間も40分の1に短縮することができ、期待通りのシステムが構築されたため非常に満足しております。
  
  開発費用も想定よりも抑えられたため、早期で投資回収をできるのもメリットでしたね。

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  山本

  今回のプロジェクトを通じてのワークログの良かった点・今後期待する点などを教えてください

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  今村

  自分たちが何を実現したいか、実現するにはどうすればいいかを経営者目線で話してくれたのが非常に助かりました。
  
  『業務が煩雑なのでシステムで解決したい』としか考えていなかった状態から、
  実際にどのぐらい業務工数がかかっているか
  システム投資にいくらかかるか
  投資回収するには販売でいくらぐらいの収益が必要か
  
  など当社の中期経営計画目線で入っていただけました。コンペをした多くの開発会社様は【丁寧に開発します】がウリだった印象の中で、『経営者目線で開発を支援します』という点がワークログ様の差別化の点かと思います。
  
  今後期待する点としては、特にないですね。非常に良い会社さんだと思うので、要件定義時点で不安な会社さんは相談してみてください。